Los suplidos son una parte esencial en muchas transacciones comerciales y profesionales, pero no siempre se entienden bien. En nuestro sector startupil suele ser habitual encontrarse con ellos cuando recibimos una factura del Notario o en ciertos trámites que nos hacen las gestorías.
Si alguna vez has recibido una factura con un «suplido» o has tenido que gestionar uno en tu contabilidad, probablemente te hayas preguntado: ¿Qué significa realmente un suplido?¿Por qué no lleva IVA si es un gasto? ¿Cómo afecta a mi contabilidad si soy quien lo paga o quien lo factura?
En este artículo, vamos a explicarlo desde ambos puntos de vista:
✅ Si recibes una factura con suplidos, entenderás cómo tratarla en tu contabilidad.
✅ Si emites facturas con suplidos, aprenderás a gestionarlos correctamente.
Vuuuuuamos guerrero!!!
¿Qué son los suplidos? Definición y concepto clave
Un suplido es un gasto que una persona o empresa paga en nombre de otra y que luego recupera sin añadir margen de beneficio ni aplicar IVA adicional.
Veamos dos ejemplos sencillos para tenerlo aún más claro:
Desde el punto de vista del emisor de la factura
Un arquitecto paga 200€ en tasas municipales por un cliente para gestionar una licencia. Luego, le emite una factura por su trabajo y añade ese importe (sin IVA, luego lo veremos) como suplido.
Desde el punto de vista del receptor de la factura
Una empresa recibe una factura de una consultora por 1.500€ de servicios y 300€ en suplidos por certificados administrativos. Esos 300€ no llevan IVA porque la consultora los pagó directamente en nombre del cliente.
Aspectos clave de los suplidos:
Los suplidos deben reflejarse en la factura sin IVA.
No generan margen de beneficio para quien los factura. Aunque si que hay empresas que cobran un porcentaje por la gestión, esta gestión tiene que ir indicada
Son gastos que deberían haber sido pagados directamente por el cliente.
Diferencia entre suplidos y gastos reembolsables
Uno de los errores más habituales. Es muy común, y en cierta medida entendible, confundir los suplidos con los gastos reembolsables, pero hay una diferencia fundamental:
Gastos suplidos → Son pagos que se hacen directamente en nombre del cliente y se incluyen en la factura sin IVA ni margen de beneficio.
Gastos reembolsables → Son pagos que la empresa realiza para su propia actividad y luego traslada al cliente. Estos sí llevan IVA y pueden generar beneficio.
Una forma sencilla de entenderlo sería a nombre de quién va la factura.
Por ejemplo, imagina que estoy trabajando para un cliente y para realizar una gestión cojo un taxi y pago una tasa en el Ayuntamiento a su nombre.
Ambas las pago yo, la diferencia es que el ticket del taxi estará a mi nombre (lo podré recuperar si se lo facturo como gastos), pero la tasa del Ayuntamiento está a su nombre (aunque lo haya pagado yo), por lo que para recuperar lo que he pagado se lo tendré que facturar como suplido.Esta distinción es clave para evitar problemas contables y fiscales. Facturar un gasto como suplido cuando no lo es puede generar sanciones.
Cómo afectan los suplidos a quien los recibe en una factura
Si recibes una factura con suplidos, es importante entender cómo afecta a tu contabilidad y a tus impuestos.
Lo primero…¿Se puede deducir un suplido como gasto? Sí, porque es un pago necesario para la actividad. Otra cosa es el tema de los impuestos, debes tener varios aspectos en consideración dependiendo del caso.
Cómo se contabiliza un suplido en una factura recibida
Aquí he de decir lo primero que no se por qué en muchos sitios aparece como que te lo tienes que llevar contra la cuenta 553 Suplidos, cuando si vas al PGC ves que esa cuenta NO EXISTE. La cuenta 553 se usa para fusiones y escisiones de sociedades, poco que ver con los suplidos…
Y lo cierto es que no existe como tal una cuenta de suplidos, para contabilizarlo tendrás que llevarlo a la famosa 555 – Partidas pendientes de aplicación o a una genérica de proveedores tipo 410.9 y una vez tengas la factura que ha pagado la otra persona a tu nombre podrás conciliarlo.
Para ello vamos a ver un ejemplo muy habitual de la contabilización de una factura recibida de un Notario.
Cómo se contabiliza una factura de Notario con retención y suplidos
Vamos a contabilizar la siguiente factura:
Si te fijas, por un lado esta su servicio (que son los 620,76€ a los que se les aplica IVA y retención) y por otro lado los suplidos (8,13€) que no llevan impuestos. El asiento quedará de la siguiente manera:
Varias cosas a comentar del ejemplo:
✔ Lo que llevamos contra la 400 es el importe que se paga al Notario, lo llevarás luego contra una 570.
✔ En el ejemplo hemos llevado el suplido contra una 555 pero como vimos lo puedes llevar contra una 410.9.
✔ Para terminar de conciliar los suplidos tendrás que hacerte con la factura de la tasa, servicio o loquesea que sea el suplido y contabilizarlo como una factura/gasto normal (llevándotelo a la cuenta de gasto que corresponda) pero lo concilias contra esa cuenta.
¿Cómo asegurarse de que nos han facturado bien un suplido?
✔ Debe aparecer en la factura en un apartado separado.
✔ No debe llevar IVA.
✔ Debe coincidir exactamente con lo que pagó el proveedor en tu nombre.
Si el proveedor te cobra IVA sobre un suplido, puede ser un error de facturación. En ese caso, lo correcto es solicitar que emitan una factura corregida.
Cómo contabilizar los suplidos correctamente para quien emite la factura
Este caso es menos común, salvo algunos sectores como gestorías, despachos de abogados, estudios de arquitectura, etc., donde realizan muchos trámites a sus clientes y es su día a día. Por eso es habitual que te pidan provisiones de fondos, para entre otras cosas, hacer frente a estos pagos.
En este caso es igual de sencillo que en el caso anterior. En este punto podemos identificar dos momentos:
Cuando pagamos el suplido al realizar el trámite a nuestro cliente:
Debe: xxx€ en la cuenta 555 «Partidas Pendientes de Aplicación»
Haber: xxx€ en la cuenta 572 «Bancos»
Cuando se lo facturamos al cliente:
Debe: xxx€ en la cuenta 430 «Clientes»
Haber: xxx€ en la cuenta 555 «Partidas Pendientes de Aplicación»
Si te fijas en ningún momento he indicado la 477 porque nunca hay IVA repercutido al refacturar un suplido.
Es de vital importancia que separes la base imponible de los servicios prestados de los gastos suplidos y, en su caso, de los gastos reembolsables (taxis, viajes, estancias, etc.). Toma como buena práctica siempre adjuntar la factura de suplidos que vaya a nombre de tu cliente a tu factura de servicios, le harás la vida más fácil 🙃
To the moon!!! 🐙