Bienvenidoae! Afrontar una reestructuración de plantilla es uno de los retos más complejos y no una ni dos veces me he tenido que enfrentar con esto 😢 Contabilizar correctamente las futuras indemnizaciones por despido no es solo una obligación, es una necesidad para que los estados financieros reflejen la realidad de la empresa.
En esta entrada nos sumergiremos en el ‘cómo’ y el ‘cuándo’ de la provisión por despido. No cubriremos los fundamentos de las provisiones; para eso te recomiendo empezar por este articulazo completo sobre qué son las provisiones contables. Aquí nos centraremos en el ciclo de vida contable completo: desde que surge la obligación hasta que se efectúa el pago, con ejemplos y asientos claros para que no quede ninguna duda.
Vuuuuuamos guerrero!!!
¿Cuándo nace la obligación de provisionar una indemnización por despido?
La decisión de provisionar un gasto futuro por indemnizaciones no puede basarse en una simple intención o en la posibilidad de que ocurran despidos. La normativa contable, concretamente la Norma de Registro y Valoración 15ª de nuestro querido Plan General de Contabilidad, es muy clara: la obligación nace de un compromiso formal y comunicado.
Para que la contabilidad de una provisión por indemnización por despido sea correcta, debe existir un plan de reestructuración formal que detalle, como mínimo:
- El negocio o área afectada.
- Las ubicaciones principales que se verán impactadas.
- El número aproximado de empleados que serán indemnizados.
- Las funciones y calendario de ejecución del plan.
El punto crítico es que este plan debe haber sido aprobado por la dirección y comunicado a los representantes de los trabajadores o a los empleados afectados antes del cierre del ejercicio contable. Solo cuando se cumplen estas condiciones, la empresa tiene una obligación real frente a terceros y, por tanto, debe registrar la provisión.
Cuentas contables clave para la provisión de indemnizaciones
Para gestionar todo el ciclo de vida de esta provisión, es fundamental dominar un conjunto específico de cuentas. Aquí tienes un resumen rapidito de las protagonistas:
- (140) Provisión para retribuciones a largo plazo al personal: Se utiliza para registrar la parte de la obligación cuyo pago se estima en un plazo superior a un año.
- (5291) Provisión a corto plazo para retribuciones al personal: Recoge la parte de la obligación que se espera pagar en un plazo inferior a un año.
- (6442) Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de aportación definida: Esta es la cuenta de gasto que se utiliza habitualmente para registrar el nacimiento de la obligación, es decir, para dotar la provisión por la reestructuración.
- (641) Indemnizaciones: ¡Cuidado! Esta cuenta de gasto se utiliza para registrar el coste de una indemnización cierta y ya ejecutada, no para dotar una provisión. Más adelante aclaramos esta diferencia.
- (7951) Exceso de provisión para retribuciones al personal: Es la cuenta de ingreso que se utiliza para revertir la parte de la provisión que finalmente no fue necesaria.
Manejar estas cuentas con precisión es esencial para que el balance y la cuenta de resultados reflejen la imagen fiel de la empresa durante todo el proceso de reestructuración.
Cómo contabilizar la dotación de la provisión por despido (caso práctico)
Vamos a desglosar el proceso con un ejemplo de principio a fin.
Paso 1: Estimación fiable del coste
Imaginemos que en diciembre de 2024, la empresa ‘Vuamos Guerrero SL‘ aprueba y comunica formalmente un plan de reestructuración para reducir su plantilla en los próximos 18 meses.
Tras un análisis detallado, el departamento financiero estima que el coste total en indemnizaciones será de 100.000€. Basándose en el calendario del plan, se prevé que 60.000€ se pagarán durante 2025 (corto plazo) y los 40.000€ restantes se abonarán en 2026 (largo plazo).
Paso 2: Asiento contable de la dotación inicial (31/12/2024)
Con la estimación fiable y el compromiso formal en mano, ‘Vuamos Guerrero SL‘ debe contabilizar la dotación de la provisión por indemnización al personal al cierre del ejercicio 2024. El asiento distingue la parte que vence a corto plazo de la que lo hace a largo plazo:
| Cuenta | Debe | Haber |
| (6442) Retribuciones a largo plazo mediante sistemas de aportación definida | 100.000€ | |
| (5291) Provisión a c/p para retribuciones al personal | 60.000€ | |
| (140) Provisión para retribuciones a l/p al personal | 40.000€ |
Con este asiento, la empresa reconoce el gasto total de 100.000€ en el ejercicio 2024 (el año en que se toma la decisión) y registra dos pasivos en el balance que reflejan la obligación futura.
Paso 3: Reclasificación anual de largo a corto plazo (31/12/2025)
El tiempo pasa y llega el cierre del ejercicio 2025. La obligación de pago de 40.000€ que originalmente era a largo plazo (vencimiento en 2026) ahora se ha convertido en una obligación a corto plazo (vence en menos de un año). Por tanto, es necesario reclasificarla contablemente.
El asiento es un simple traspaso entre cuentas de pasivo:
| Cuenta | Debe | Haber |
| (140) Provisión para retribuciones a l/p al personal | 40.000€ | |
| (5291) Provisión a c/p para retribuciones al personal | 40.000€ |
Ahora, el saldo total de la cuenta (5291) refleja correctamente la totalidad de la obligación pendiente de pago para el siguiente año.
El momento del pago: aplicación y ajuste de la provisión
Asiento de aplicación: cuando se paga la indemnización
Siguiendo con el caso práctico, durante 2025, ‘Vuamos Guerrero SL‘ ejecuta la primera fase del plan y paga los 60.000€ previstos. El asiento contable no registra un gasto (porque ya se reconoció en 2024), sino que cancela la provisión contra la salida de tesorería:
| Cuenta | Debe | Haber |
| (5291) Provisión a c/p para retribuciones al personal | 60.000€ | |
| (572) Bancos | 60.000€ |
Ajuste por exceso o defecto: ¿qué pasa si la estimación no fue perfecta?
Las provisiones son estimaciones y rara vez son exactas. Imaginemos que en 2026, tras negociaciones finales, la indemnización restante a pagar no es de 40.000€, sino de 35.000€.
En el momento del pago, se cancelará la provisión por su saldo total (40.000€), se registrará la salida real de tesorería (35.000€) y la diferencia se reconocerá como un ingreso extraordinario por exceso de provisión.
| Cuenta | Debe | Haber |
| (5291) Provisión a c/p para retribuciones al personal | 40.000€ | |
| (572) Bancos | 35.000€ | |
| (7951) Exceso de provisión para retribuciones al personal | 5.000€ |
Este asiento deja el balance limpio y reconoce un resultado positivo de 5.000€ en la cuenta de resultados de 2026, ajustando la estimación inicial.
Implicaciones fiscales: ¿es deducible la provisión por despido?
Esta es una de las preguntas más importantes a nivel financiero. Por norma general, la dotación de la provisión contable no es un gasto fiscalmente deducible en el Impuesto sobre Sociedades.
La deducibilidad fiscal se produce en el momento en que el gasto es firme y se realiza el pago de la indemnización. Esto genera una diferencia temporaria entre el resultado contable (que reconoce el gasto en el año de la dotación) y la base imponible fiscal (que lo reconoce en el año del pago). Esta diferencia debe gestionarse contablemente a través de los impuestos diferidos.
Otras preguntas frecuentes (FAQ)
¿Qué diferencia hay entre usar la cuenta 641 y dotar una provisión?
La diferencia es la certidumbre.
- Provisión (cuentas 140/5291 contra gasto en 6442): Se utiliza para una obligación probable que surgirá en el futuro debido a un plan formal, pero cuyo importe exacto o fecha de pago aún son inciertos.
- Gasto directo (cuenta 641 «Indemnizaciones»): Se utiliza cuando el despido ya es un hecho cierto y comunicado a un empleado individual, y la obligación de pago está devengada. Por ejemplo, un despido disciplinario procedente que se paga en el momento.
¿Se debe provisionar un despido individual y aislado?
No. Como hemos visto, la provisión está ligada a planes de reestructuración que generan una obligación futura probable. Un despido individual cuya obligación de pago es cierta se contabiliza directamente. Si se paga al momento, el asiento sería (641) Indemnizaciones a (572) Bancos. Si se liquida más tarde, sería (641) Indemnizaciones a (465) Remuneraciones pendientes de pago.
¿Una provisión por despido es un pasivo corriente o no corriente?
Puede ser ambos. La clave es el plazo de vencimiento de la obligación de pago. Como se mostró en el caso práctico, la obligación se clasifica en el balance de situación separando la parte que se espera pagar en menos de un año (pasivo corriente) de la parte que excede ese plazo (pasivo no corriente).
Por tanto, la correcta gestión contable de una provisión por despido es un reflejo de la salud y el rigor financiero de una compañía. Las ideas clave a retener son:
- La provisión por despido se basa en un compromiso formal y comunicado, no en meras intenciones.
- Una correcta dotación y clasificación (largo/corto plazo) es vital para la imagen fiel de la empresa en un momento tan delicado como una reestructuración.
- Entender el ciclo de vida contable completo (dotación, reclasificación, aplicación y ajuste) permite una gestión financiera proactiva y evita sorpresas en la tesorería.
Gestionar estas provisiones correctamente no es solo cumplir una norma, es una declaración de rigor y transparencia financiera.
Para seguir profundizando, te animo a que sigas explorando más artículos sobre los conceptos relacionados que hemos mencionado y construye una visión 360º de tus finanzas. Vivan las finanzas carajo!!!
To the moon!!! 🐙